Tietosuojakäytännöt

TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT

Suomen Ringetteliitto ry, Valimotie 10, 00380 HELSINKI

(Myöhemmin ”SRiL” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seurojemme jäsenistä, kilpailijoista, kouluttajista tai muista asiakkaistamme tai muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Suomen Ringetteliitto ry, Valimotie 10, 00380 HELSINKI, viestinta@ringette.fi

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka SRIL:n tai seuran ja rekisteröidyn välisen suhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Kilpailut (esim. kansalliset ja kansainväliset kilpailut)
  • Tapahtumat
  • Leirit ja koulutukset
  • Tähtiseura -ohjelman hallinnointi
  • Materiaalin tilaus
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Jäsenviestintä
  • Analysointi ja tilastointi
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Keräämme rekisteröityneistä vain sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä kohdassa 2 mainittujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Tällaisia tietoja ovat:

  • yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
  • rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja kansallisuus
  • mahdolliset luvat ja suostumukset (esimerkiksi markkinointi- ja viestintäluvat)
  • jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
  • koulutushistoria
  • kilpailutulokset ja -ilmoittautumiset
  • lisenssi- ja vakuutustiedot
  • palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus ja verokortti
  • allergiat/erityisruokavaliot (tapahtumat, leirit, koulutukset)
  •  testitulokset (urheilijoilta)
  •  pituus ja paino (kilpailijoilta)
  • passin tiedot (kansainvälisiin kilpailuihin osallistuvilta)
  • vaatekoko (maajoukkueurheilijoilta ja tapahtumien vapaaehtoisilta)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityneiden tiedot saamme seuraavasti:

  • jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla
  • valmentajalta
  • kouluttajalta tai leiriohjaajalta
  • rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. pisteenlaskijan) syöttäminä
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
  • Suomen Ringetteliitto ry:n rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. Leirien, kilpailujen (poikkeuksena tulosarkistot) ja niihin rinnastettavien tapahtumien henkilötietoja tulemme säilyttämään yhden (1) vuoden tapahtuman päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla. Kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi sopimukselliset järjestelmätoimittajat, kouluttajat, valmentajat, tapahtuman tekijät, opistot ja majoitusten tarjoajat sekä lento- ja laivayhtiöt.

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Poikkeuksena kuitenkin EU:n tai Euroopan ulkopuolisiin tapahtumiin ja kilpailuihin osallistuvien osalta, jolloin tiedot siirretään järjestävälle taholle tapahtumiin osallistumisen mahdollistamiseksi.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Tiedot luovutetaan tapahtumaan osallistumisen kannalta oleellisille yhteistyötahoille (esimerkkinä leirit, koulutukset, matkayhtiöt).

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Suomen Ringetteliitto ry, Valimotie 10, 00380 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen paivi.reiman@ringette.fi.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän markkinointirekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröityneellä on mahdollisuus poistaa itsensä myös postituslistoilta ilmoittamalla siitä edellä mainituilla tavoilla. Suomisport-rekisterissä rekisteröitynyt pääsee itse hallinnoimaan omia tietojaan.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

11. Muutokset näihin tietosuojakäytänteisiin

Tätä tietosuojakäytännettä voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 8.12.2020.